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如何成功策劃一場大型年會活動?

日期:2020-03-24  閱讀:98

 

如何成功的策劃一場大型的企業年會活動?


活動策劃人們在舉辦活動的時候要注重的地方其實有很多。比如說活動創意策劃:包括年會主題策劃、晚會流程策劃、媒介策劃等。還有就是活動的舞美設計:比如說活動的舞台3D設計,會場平麵設計、宣傳畫冊設計等。活動的影視視頻:比如說在活動現場播放企業宣傳片、或者企業微電影……等等。

 

活動的演藝節目也是活動的重中之重:用什麼節目合適?用什麼主持人更契合活動?更契合企業?

 


 

 

活動創意策劃
 
活動的創意,是舉辦一個讓人印象深刻的活動的前提條件,大型的企業年會活動策劃人必須吹毛求疵、極度挑剔,才能帶來一個閃亮的亮點,使得活動在參加活動的嘉賓腦海中印象深刻,這才算是一個成功的活動。
 
二、主題策劃
 
好的主題對於公關活動的作用就好比如畫龍點睛,使得活動更加傳神,更加形象,主題定的好,活動前期策劃就成功了一半,好的活動主題使得活動有了靈魂,活起來了。有了一個好的開頭,後續的設計和策劃就都是圍繞著這個願的主題進行策劃。
 


三、流程策劃
 
1
、好的開始,是成功的一半
 
在進行大型活動策劃的時候,必須全方位的思考,除了要設想引人注目的開場之外,更要為結尾立下目標。如此,才能在討論流程時,能朝著目標來設計中間的活動!
 
2
、熱力曲線
 
簡單的說,就是觀眾的情緒起伏!如果以一場企業晚會為例,運用以下的熱力曲線來做一些簡單的敘述及說明。
 


拉高持續高情緒再激勵high結尾熱舞搞笑戲劇互動抽獎歌舞劇歌舞劇最後和觀眾合唱結尾(持續加溫向上拉高)最高結尾戲劇 (以劇情來改變觀眾情緒,在劇情最精采的部份作結尾),利用對抗型的大團把氣氛炒熱,結束可以是動感帶動唱,讓大家一起high到最高點。
 
開始拉高漸收感性結尾
 



熱舞互動遊戲/抽獎(拉高)戲劇(拉高並漸收給予啟示)柔性手語結尾以上兩種曲線圖,是最常見到及使用的,當然,也可以因應自己活動的開頭及結尾,來為自己良身訂做一個屬於自己活動的熱力曲線。
 
四、舞台設計
 
舞台設計是以舞台為標的物的設計,更細的說以舞台設備、燈光、布幕、音響、演出道具、懸吊與更換支架係統、戲服、戲妝為為標的物的設計。
 
舞台設計因為直接麵對觀眾,而且也是活動設置最直觀的描述,所以,任何一場活動,一個好的舞台設計方案至關重要。

 

五、其他設計
包括活動宣傳冊設計、企業畫冊設計,邀請函設計、主背景設計等。
 
六、影視
企業宣傳片、活動轉場視頻、企業微電影,都是一個大型活動必不可少的部分。
 
七、演藝節目
 
活動現場表演的節目,節目的選擇就要根據大型活動策劃的思路來進行選擇,一般節目都是一些幽默、風趣的,節目符合活動的目的,所以活動舉辦的很成功,參會嘉賓也都很開心。

 


 
八、互動遊戲
互動遊戲作為所有流程的氣氛過渡,一定要選擇畫麵精致、製作精良的高質遊戲。一般選擇有很多品牌都有搖一搖這個功能,可以滿足所有場景。很多互動軟件有按十多個行業、場合製作了多種遊戲場景和角色,執行人員隻要在後台用鼠標點擊選擇就可以即時預覽效果了。有的軟件還可以添加品牌logo和產品信息,對品牌推廣作用很大。互動的形式也很簡單,隻要通過手機掃碼就能將大屏幕和手機連接起來,搖動手機就能進行遊戲,來賓也能輕鬆玩得開心,對於活躍氣氛能起到一個很好的促進作用。
 
九、媒體
 
在一些活動中,企業也許要對活動進行媒體的報道,所以,一個成熟的大型活動策劃人應該具備強大的媒體資源,在從前期活動的造勢、和後期的活動的招商,這些都需要媒體作為鋪墊。
 
十、活動場地
 
場地可以選擇戶外,也可以選擇在室內。根據本次活動規模的大小,選擇合適的場地。如果選擇在酒店舉辦,酒店有不同的星級,從企業形象的角度來說,重要的活動宜選擇五星級或四星級酒店。為了體現權威性,也可在當地著名建築內舉辦。
 
十一、現場簽到管理
 
特別是一些大型的會議活動,往往因為參會嘉賓較多,所以對活動策劃人現場的把控能力就有非常高的要求。現場一千多人的活動如何管理?如何不出亂子?如何精確知道到場嘉賓狀況?
 
使用現代化高逼格的簽到形式:2019線下活動創意簽到形式,例如來賓在掃碼或者拍照或者按手印後,就會完成簽到,同時首先在充滿科技和美感的背景上,還會出現主辦方的品牌logo或者來賓的頭像、手印等多種形式,更具品牌儀式感。有的還可以從後台直接導出來賓簽到情況,按照時間、姓名排列的一目了然。
 
越是大型的活動現場就越要打起十二分的精神,將所有流程都注重起來,才會萬無一失!
一個好的簽到儀式讓品牌更深入人心!

 



十二、大型活動計劃時間推進表
 
要現場年會活動一直有條不絮的進行,策劃前就必須要把握好每個節點 大到活動環節、人員分工、小到細節物料安排等各方麵都應該有一個有序的時間推進表!
我們這邊為大家整理了一份大型活動計劃時間推進表,該表以月為計劃時間單位,用於全麵推進活動進度,一目了然的把控活動規劃,表格分了30個常用分類,可根據活動具體情況,合理選取內容或者增添必要項目,可以參考使用到工作中。

 

 

  

 

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